FAQ

Grundsätzlich ist die Verwaltertätigkeit gegenüber den Eigentümer*innen unter Berücksichtigung einer ordnungsgemäßen Verwaltung auszuüben. Darüber hinaus verfügen wir als Hausverwaltung über eine Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung, die wir Ihnen auf Wunsch jederzeit nachweisen können. Die Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung ist in angemessener Höhe abgeschlossen, sodass etwaige Haftungsschäden beglichen werden können. Als Hausverwaltung haften wir für die Verletzung wesentlicher Pflichten, auch Kardinalspflichten genannt. Eine Verletzung wesentlicher Pflichten liegt vor, sofern Leib, Leben und Gesundheit durch grob fahrlässiges oder vorsätzliches Handeln gefährdet wurden. Haftungsansprüche gegenüber dem Verwalter, die über die Versicherungssumme des jeweiligen Schadens hinausgehen, sind ausgeschlossen.

Zunächst sind Sie verpflichtet, der Hausverwaltung alle Unterlagen, die für eine ordnungsgemäße Hausverwaltung notwendig sind, zur Verfügung zu stellen. Unter anderem sind folgende Unterlagen von Relevanz:

• Aktuelle Stammdaten (Mieterlisten, Wohnungsnummern, Wohnflächen etc.)

• Baupläne und Lagepläne

• Verträge, die im Namen der Eigentümer*innen abgeschlossen, aber nicht vollständig abgewickelt worden sind

• Alle Kontenbelege und vollständige Buchhaltungsunterlagen

• Sämtliche Mieterakten

Darüber hinaus müssen Sie uns über alle Instandhaltungs- und Instandsetzungsbedürfnisse in Kenntnis setzen. Ihnen bekannte Gefahrenlagen und ggf. erforderliche Vorsichtsmaßnahmen, gilt es ebenfalls der Verwaltung mitzuteilen. Des Weiteren sind sie verpflichtet, die finanziellen Mittel für eine ordnungsgemäße Verwaltung zur Verfügung zu stellen. Sollte es sich um einen Verwalterwechsel handeln, sollten diese Pflichten von der Vorverwaltung übernommen werden. Zu guter Letzt ist eine konkrete Weisung auf Anfrage der Hausverwaltung von verpflichtender Relevanz.

Generell laufen unsere Hausverwaltungsverträge über 2 Jahre. Der Vertrag verlängert sich automatisch um 12 Monate, sofern keine Kündigung mit einer Frist von 6 Monaten zum Vertragsende, seitens einer Partei, schriftlich vorliegt. Eine außerordentliche Kündigung ist möglich, wenn wesentliche Vertragspflichten einer Partei für die Dauer von mindestens 2 Monaten ausbleiben. Dazu muss ein unzumutbarer Zustand herrschen. Die außerordentliche Kündigung greift auch, sofern das Vermögen einer Vertragspartei einem Insolvenzverfahren unterzogen ist. Sollte das Verwaltungsobjekt zum Verkauf stehen, können sowohl Eigentümer*innen als auch Verwalter*innen von einem Sonderkündigungsrecht Gebrauch machen. Hier beträgt die Frist 3 Monate zum Monatsende. Das Sonderkündigungsrecht ist spätestens 2 Wochen nach dem Eigentumswechsel auszuüben. Die Vertragslaufzeit kann je nach Objekt individuell angepasst werden.

Je nach Objekt können differenzierte Vergütungsmodelle vereinbart werden. Dies liegt im Ermessen der Verwaltung und erfolgt unter Absprache mit dem Vertragspartner. Die folgenden drei Varianten sind möglich:

1. Die Südwest Invest GmbH erhält eine vereinbarte monatliche Pauschale

2. Die Südwest Invest GmbH erhält eine vereinbarte Vergütung pro Einheit

3. Prozentuale Verwaltungsvergütung aus der Jahresnettosollmiete, geknüpft an eine monatliche Mindestvergütung

Neben den genannten fixen Vergütungen kommen Sondervergütungen hinzu. Für die Geschäftsführung, kaufmännische und technische Sachbearbeiter*innen sowie sonstige Mitarbeiter*innen, fallen unterschiedliche Stundensätze bei gesonderten Verwaltertätigkeiten an. Ab einer bestimmten Beauftragungssumme berechnen wir eine weitere Verwaltervergütung in Höhe von 5% der Auftragssumme, für die Einholung von Angeboten, Auftragsvergabe, Baubegleitung und Abnahme zwecks gesonderter Modernisierungs- bzw. Baumaßnahmen.

Nach Beendigung eines Verwaltervertrages bestehen für die Hausverwaltung gegenüber den Eigentümer*innen einige Pflichten. Unter anderem sind folgende Unterlagen zurückzugeben:

• Sämtliche Vertragsunterlagen in geordneter und vollständiger Form.

• Erstellung einer ordnungsgemäßen Schlussrechnung und eine Abrechnung von Aufwendungen.

• Aushändigung der Verwaltervollmachten im Original.

Der Aufgabenbereich der kaufmännischen Verwaltung ist vielfältig. Nachstehend haben wir Ihnen die wesentlichen Aufgaben zusammengefasst:

• Mietinteressenten über übliche Vermarktungswege einholen

• Selbst- und Bonitätsauskünfte der Mietinteressenten einholen und Besichtigungstermine vereinbaren

• Mietverträge abschließen

• Entgegennahme der laufenden Mieten inkl. Betriebskosten

• Führen eines Hauskontos

• Führen von Mietkautionskonten

• Erstellung der Nebenkostenabrechnung

• Überwachung der Konten und Mietzahlungen

• Selbstständige Überprüfung von Mieterhöhungsmöglichkeiten

• Übergabe der Mieträume

• Stichprobenartige Überwachung ordnungsgemäßen Gebrauchs der Mieträume und Einhaltung der Hausordnung

• Abgabe unterschiedlicher Willenserklärungen

• Wahrnehmung und Vertretung der Interessen des Eigentümers gegenüber Behörden, Gerichten und Ämtern

• Ggf. Einschaltung von Rechtsanwälten

• Beratung des Eigentümers hinsichtlich Instandhaltung und Instandsetzung